Verfication of Payee (VoP): Auswirkungen und Handlungsbedarf für SAP-Nutzer
Ab dem 5. Oktober 2025 wird die Verification of Payee (VoP) verpflichtend. Unternehmen müssen ihre Zahlungsprozesse bis dahin so vorbereiten, dass Zahlungen VoP-konform verarbeitet werden können. Erfahren Sie, wie VoP Sie als SAP-Nutzer betrifft und wie Sie sich optimal auf die Einführung vorbereiten.
Was ist VoP?
Die Verification of Payee (VoP) ist ein für Payment Service Provider (PSP) verpflichtendes Prüfverfahren. Es soll sicherstellen, dass SEPA-Überweisungen und Echtzeitzahlungen beim richtigen Empfänger ankommen. Firmenkunden können entscheiden, ob sie VoP nutzen möchten (Opt-in) oder nicht (Opt-out).
Bei aktivem Opt-in findet vor Ausführung der Transaktion eine Plausibilitätsprüfung statt. Dazu gleichen Banken die vom Zahler angegebenen Daten mit den beim Empfängerinstitut hinterlegten Informationen ab. Je nachdem, wie stark die Angaben übereinstimmen oder abweichen, gibt es unterschiedliche Rückmeldungen:
- Match: Name (oder Identifier) und IBAN stimmen exakt überein → Zahlung kann automatisch weiterverarbeitet werden.
- Close Match: Es gibt kleinere Abweichungen (z. B. Tippfehler) → Zahlung wird mit Hinweis an den Zahler zur Freigabe gestellt.
- No Match: Die Angaben passen nicht zusammen → Zahlung wird abgelehnt oder gesperrt. Eine Freigabe durch den Zahler ist nur mit zusätzlicher Bestätigung und auf eigenes Risiko möglich.
- Verification Not Possible / No Response: Die Prüfung kann, beispielsweise aufgrund technischer Probleme oder Zeitüberschreitung, nicht durchgeführt werden → Zahlung muss manuell geklärt werden.
Zeitschiene der Einführung
10. Oktober 2024: Veröffentlichung des VoP-Regelwerks durch den EPC
Das erste offizielle VoP-Regelwerk definiert die technischen und organisatorischen Vorgaben. Es bildet die verbindliche Grundlage für die Umsetzung im SEPA-Raum.
März 2025: Start des Beitrittsverfahrens für Zahlungsdienstleister
Zahlungsdienstleister können sich zur Teilnahme am VoP-Verfahren anmelden. SAP-Anwender sollten frühzeitig den Dialog mit ihren Banken suchen, um die geplante technische Integration in die eigenen Systeme vorzubereiten.
Juli 2025: Präzisierungen der EU-Kommission
Die EU-Kommission stellt in Q&A 120a klar, dass Bulk-Dateien, je nach VoP-Ergebnis, automatisiert ausgeführt oder abgelehnt werden können – ohne erneute Autorisierung.
Sommer 2025: BaFin erleichtert Opt-out-Regelungen
Um Unternehmen den Übergang zur verpflichtenden VoP-Prüfung zu erleichtern, hat die BaFin per aufsichtlicher Duldung einen temporären Spielraum geschaffen: Einzelüberweisungen innerhalb von Bulk-Zahlungsdateien, die über EBICS eingereicht werden, dürfen auch ohne VoP-Abgleich verarbeitet werden. Dieses Opt-out gilt „bis auf Weiteres“ und dient dazu, Systemanpassungen fristgerecht umzusetzen, ohne dabei Zahlungsflüsse zu unterbrechen.
5. Oktober 2025: Stichtag für die verpflichtende VoP-Umsetzung
Ab diesem Termin müssen alle teilnehmenden Zahlungsdienstleister VoP vollständig umgesetzt haben. Bei bestehendem Opt-in dürfen SEPA-Zahlungen nur noch nach erfolgreicher Prüfung des Empfängernamens ausgeführt werden.
Für Länder außerhalb der Euro-Zone tritt die VoP-Verpflichtung erst im Juli 2027 in Kraft.
So läuft der VoP-Prozess ab
Der gesamte Prüfprozess muss in maximal fünf Sekunden abgeschlossen sein. In der Praxis wird meist eine Antwort in unter einer Sekunde erreicht. In dieser kurzen Zeit werden folgende Prozessschritte durchlaufen:
- Zahlungsauslösung
Der Zahler stößt eine SEPA- oder Echtzeitzahlung an. - Anfrage an die Empfängerbank
Die Bank des Zahlers (Requesting PSP) stellt auf dieser Basis eine elektronische Anfrage an die Bank des Empfängers (Responding PSP). - Prüfung und Rückmeldung
Die Empfängerbank gleicht die Daten mit den bei ihr hinterlegten Stammdaten ab und liefert eine der vier möglichen Rückmeldungen. - Entscheidung des Zahlers
Der Zahler wird über das Ergebnis informiert. Bei einem „Close Match“ erhält er zusätzlich den offiziell hinterlegten Namen des Kontoinhabers. Er entscheidet selbst, ob er die Zahlung freigibt oder abbricht. Auch bei einem „No Match“ ist eine Ausführung möglich. Voraussetzung hierfür ist allerdings, dass der Zahler vorab über die Risiken aufgeklärt wurde. - Verarbeitung in SAP
Die Verarbeitung innerhalb von SAP hängt davon ab, wie die VoP-Prüfung über die Bank integriert wird: mit oder ohne den Einsatz von SAP Multi-Bank Connectivity (MBC).
Verarbeitung in SAP
Unternehmen, die SAP ERP oder SAP S/4HANA einsetzen, müssen ihre Zahlungsprozesse anpassen. Nachfolgend betrachten wir den Unterschied im SAP-Zahllauf mit und ohne den Einsatz von SAP Multi-Bank Connectivity (MBC). Wie für die ISO 20022-Migration, so gilt auch für die VoP-Integration: Nur wer seine Prozesse und Schnittstellen rechtzeitig modernisiert, kann die neuen Formate und Rückmeldewege effizient nutzen.
Ohne Einsatz von SAP MBC
Ohne den Einsatz von MBC ist der SAP-Zahllauf nicht direkt in den Echtzeitdialog der Banken eingebunden. Deshalb werden die Ergebnisse der VoP-Prüfung nicht bereits während der Zahlungsträgererstellung im System angezeigt, sondern erst in Ihrem Electronic Banking System. Dadurch werden Unstimmigkeiten zwischen den hinterlegten Stammdaten und den Bankinformationen oft erst im Nachgang sichtbar. Für Unternehmen steigt so das Risiko von Zahlungsabbrüchen, Verzögerungen und zusätzlichem Klärungsaufwand.
Besonders kritisch ist in diesem Szenario die konsequente Stammdatenpflege. Schon kleine Abweichungen – etwa unterschiedliche Schreibweisen, Sonderzeichen oder fehlende Zusätze im Firmennamen – können zu Fehlermeldungen im Bankprozess führen. Um Unterbrechungen im Zahlungsfluss zu vermeiden, sollten Unternehmen ihre Geschäftspartnerstammdaten daher standardisiert, eindeutig und aktuell halten. Dazu gehört auch, Handels- und Kurzbezeichnungen mit den offiziellen Referenzlisten der Banken („Commercial Names“) abzugleichen.
Unternehmen ohne SAP MBC müssen zudem sicherstellen, dass die Dokumentation und Auswertung der VoP-Ergebnisse in SAP systematisch erfolgt. Nur so lassen sich Ursachen für Rückmeldungen wie „Close Match“ oder „No Match“ nachvollziehen und zeitnah bereinigen. Eine proaktive Datenqualitätssicherung ist damit der Schlüssel, um trotz fehlender Echtzeitanbindung an die Banken einen stabilen Zahlungsverkehr sicherzustellen.
Mit Einsatz von MBC
Mit SAP Multi-Bank Connectivity stellen Sie eine zentralisierte Verbindung zu Ihren Hausbanken her – über EBICS, SWIFT, Host-to-Host (H2H) oder moderne Bank-APIs. Über MBC werden VoP-Anfragen bei der Übermittlung von Zahlungsträgern automatisiert an die Empfängerbank übertragen. Die Rückmeldungen werden auf Basis einer PAIN.002-Nachricht zurück an SAP geliefert. Die Ergebnisse lassen sich in den Anwendungen Monitor Payments oder Manage Payments in S/4HANA Cloud ERP anzeigen und nachvollziehen.
Wichtig für Ihre Planung: SAP Multi-Bank Connectivity kann die finale Zahlungsfreigabe nicht übernehmen. Weder S/4HANA noch SAP MBC unterstützen die abschließende Autorisierung per Verteilter Elektronischer Unterschrift (VEU). Stattdessen erfolgt die Entscheidung, insbesondere nach einem „Close Match“ oder „No Match“, im jeweiligen Bank-Portal Ihrer Hausbank.
SAP dient dabei primär als Anzeige- und Kontrollinstrument. Sie sehen das VoP-Ergebnis in den Apps, können es aber nicht automatisiert weiterverarbeiten. Das resultiert daraus, dass SAP keine Signatur- beziehungsweise Freigabefunktion ersetzen kann.
Die VoP-Ergebnisse fließen zwar in SAP ein, dienen aber lediglich der Dokumentation und Prozesskontrolle, nicht der Zahlungsfreigabe. Dennoch ermöglichen sie eine transparente Nachverfolgung im Zahlungsprozess.
Herausforderungen und Chancen
Die Einführung von Verification of Payee (VoP) bringt sowohl Herausforderungen als auch Chancen mit sich. Auf der einen Seite müssen Sie Ihre Prozesse und Systeme an neue Prüfmechanismen anpassen. Auf der anderen Seite eröffnen sich jedoch Möglichkeiten, die Sicherheit und Effizienz im Zahlungsverkehr nachhaltig zu erhöhen.
Herausforderungen
Stammdatenqualität
Schon geringe Abweichungen in Namen (z. B. Schreibweisen, Abkürzungen, Handelsnamen) können Zahlungen blockieren. Eine konsistente Pflege und Harmonisierung anhand von „Commercial Names“ ist essenziell. Das resultiert insbesondere daraus, weil eindeutige Identifier (wie Legal Entity Identifier oder Steuernummer) bislang selten verwendet werden.
Prozessgeschwindigkeit (Performance)
Gerade im Massenverfahren („Bulk-Zahlungen“) muss der VoP-Check schnell erfolgen, damit Banken Zahlungen automatisiert weiterverarbeiten oder stoppen können. Eine langsame Bearbeitung führt zu Durchsatzproblemen und potenziellen Verzögerungen.
Abstimmung mit Banken
Für Fälle wie Opt-outs („Einzelbuchung trotz Bulk“, dringende Zahlungen, Systemausfälle) ist eine enge Abstimmung mit Zahlungsdienstleistern erforderlich, um die Freigabelogik korrekt umzusetzen.
Chancen
Fehlerreduktion & Effizienz
VoP erhöht die Genauigkeit von Zahlungen; insbesondere bei Massenzahlungen (z. B. Gehälter oder Lieferanten). Durch die deutlich geringere manuelle Nacharbeit spart es Zeit.
Betrugsprävention & Vertrauen
Die Prüfung minimiert das Risiko von Betrug in Form von „Authorized Push Payment“ (APP), also z. B. durch Betrüger, die Rechnungen umleiten. Dies erhöht das Sicherheitsniveau im Zahlungsverkehr
Regulatorische Compliance
VoP stellt die Einhaltung der Instant Payments Regulation sicher. Das ist wichtig für PSPs, um Bußgelder und Reputationsverluste zu vermeiden.
Prozessintegration & Transparenz
Die Früherkennung von Abweichungen erlaubt ein schnelleres Eingreifen und eine einfachere Bearbeitung von Klärfällen in SAP MBC (z. B. über die SAP-Anwendung Monitor Payments).
Flexibilität durch Opt-out
In definierten Fällen (z. B. dringende Zahlung, bekannte Partner, Systemausfall) bietet das Opt-out sinnvolle Handlungsoptionen. Die Regeln dafür sollten jedoch dokumentiert und mit klarer Zuständigkeit im Unternehmen verankert werden.
Handlungsempfehlungen für Cash Manager und Treasurer
Unternehmen sind nicht gesetzlich verpflichtet, die VoP-Prüfung selbst durchzuführen. Die folgenden Maßnahmen dienen dazu, die bankseitige VoP-Abwicklung optimal zu unterstützen und die internen Zahlungsprozesse effizient auf die neuen Anforderungen abzustimmen. Sie helfen Ihnen, technische Anpassungen, organisatorische Abstimmungen und Schulungen systematisch zu planen und umzusetzen.
- Stammdaten prüfen: Stellen Sie sicher, dass alle Daten korrekt und vollständig sind.
- Stammdatenqualität erhöhen: Bereinigen Sie Ihre Debitoren- und Kreditorendaten, damit Banken eine reibungslose Prüfung durchführen können.
- Bankdialog starten: Stimmen Sie Ihre Schnittstellen und Prozesse mit Ihren Hausbanken ab, um VoP-konforme Zahlungen sicherzustellen.
- Software bei Drittanbietern aktualisieren: Prüfen Sie, ob Ihre eingesetzten Zahlungsverkehrs- oder Treasury-Lösungen VoP-fähig sind, und spielen Sie rechtzeitig Updates ein.
- Testläufe einplanen: Führen Sie frühzeitig Testzahlungen mit VoP-Prüfung durch, um die Zusammenarbeit mit Banken zu optimieren.
- Mitarbeiter vorbereiten: Informieren und schulen Sie Fachabteilungen über VoP-Workflows, damit diese bei Rückfragen oder Ausnahmen effizient reagieren können.
Werden Sie jetzt aktiv!
Die Einführung von VoP betrifft die gesamte Zahlungsverkehrsstrategie von Unternehmen. Banken und Zahlungsdienstleister sind verpflichtet, den Empfängernamen mit der IBAN abzugleichen. Unternehmen tragen diese Pflicht nicht. Wer jedoch einem VoP-Abgleich zustimmt, muss mit Zahlungsabbrüchen rechnen, wenn Stammdaten unvollständig oder nicht konsistent gepflegt sind. SAP-Anwender sollten daher ihre internen Prozesse rechtzeitig anpassen, eine hohe Stammdatenqualität sicherstellen und Freigabelogiken mit ihren Banken abstimmen. Ein Opt-out kann in definierten Fällen Abhilfe schaffen, da Zahlungen dann ohne Abgleich weiterlaufen und keine Unterbrechungen entstehen.
Seit über 25 Jahren ist er als SAP-Berater für Cash Management und Zahlungsverkehr tätig. Er ist Gründer des FSCM-Forums Wikipayments, SAP-Trainer und Autor verschiedener Bücher zu SAP und SEPA.
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