Die neuesten Entwicklungen in der Kontoauszugsverarbeitung mit SAP
Die SAP fokussiert sich zunehmend auf S/4HANA. Besonders deutlich wird dies, wenn man sich die Entwicklungen in der elektronischen Kontoauszugsverarbeitung anschaut. Unter SAP ECC 6.0 wurden in den letzten Jahren nur noch notwendige Änderungen, wie beispielsweise die Verarbeitung von XML-Kontoauszügen, vorgenommen. Wirklich signifikante Neuerungen wurden und werden ausschließlich unter S/4HANA veröffentlicht. Die Wichtigsten stellen wir Ihnen nachfolgend vor.
Import von Kontoauszügen per Drag & Drop
Schauen wir uns zunächst die Neuerungen beim Import von Kontoauszügen an. Mit der Fiori-App „Eingangszahlungsdateien verwalten“ (ID F1680) können Kontoauszüge manuell, jedoch ohne großen Aufwand importiert werden. Ganz einfach via Drag & Drop. Und das ohne Detailwissen bezüglich des Formats.
Dies ist insbesondere bei einem initialen Setup der Kontoauszugsverarbeitung oder bei technischen Funktionstests hilfreich. Denn so lassen sich die Ergebnisse aus dem Customizing schnell und einfach verifizieren.
Kontoauszugsmonitoring in neuem Design
Auch der Kontoauszugsmonitor wurde mit dem Release OP 2023 überarbeitet. Dieser präsentiert sich (endlich) in einem neuen Design. Die Importstatus der Kontoauszüge des Vortags werden nun übersichtlich dargestellt.
Die App „Kontoauszugsmonitor“ (ID F6388) orientiert sich dabei an der traditionellen Transaktion FTE_BSM. Die Einstellungen werden, wie an vielen anderen Stellen des Cash Managements, direkt in den Stammdaten vorgenommen. Das erleichtert und beschleunigt die Implementierung von Apps und macht ein Customizing in der SAP Implementation Guideline überflüssig.
Mit Hilfe der App „Bankkontensalden überwachen“ (ID F5176) können Sie kontrollieren, ob ein Kontoauszug empfangen und verbucht wurde. Zusätzlich können Sie damit die Bankkontensalden einsehen.
Für die Überwachung von untertägigen Kontoauszügen, wie beispielsweise CAMT.052 oder MT 942, steht die App „Kontoauszugsmonitor – Untertägig“ (ID F3671) zur Verfügung.
Nachbearbeitung mit neuen Funktionen und Analysemöglichkeiten
Auch die App „Kontoauszugspositionen nachbearbeiten“ (ID F1520) präsentiert sich inzwischen deutlich aufgeräumter. Die Suchmöglichkeiten nach Debitoren, Kreditoren und Belegen wurden optimiert und die Belegsuche somit erheblich erleichtert.
Wenn Sie zur Nachbearbeitung von Kontoauszügen die Transaktion FEB_BSPROC nutzen, kennen Sie sicherlich die Funktion „Vorgänge“. Die hier hinterlegten betriebswirtschaftlichen Vorgänge erleichtern dem Anwender die Nachbearbeitung, indem Tabs und Felder gezielt angesteuert werden können.
Diese Funktion wurde in der Fiori-App zur Kontoauszugsnachbearbeitung in „Verarbeitungsanweisungen“ umbenannt. Des Weiteren wurden ein paar Vorgänge entfernt und neue Zuweisungsalgorithmen hinzugefügt. So bietet beispielsweise die Verarbeitungsanweisung „FIFO“ die Möglichkeit, den ältesten offenen Posten zuerst auszugleichen.
In der Nachbearbeitung von fehlerhaften Belegen kann nun ein im Customizing frei definierbarer Nachbearbeitungsgrund mitgegeben werden. Über die App „Nachbearbeitungsquote von Eingangszahlungen“ (ID F1619) können damit weitreichende Analysen zur maschinellen Verarbeitungsquote von Eingangszahlungen durchgeführt werden. Um die Verbesserung der automatischen Zuordnung bzw. Verbuchung von Belegen messen zu können, muss die aktuelle Fehler- bzw. Erfolgsquote der elektronischen Kontoauszugsverarbeitung bekannt sein.
Vereinfachung der Belegfindung und Interpretation
Suchmuster wurden erstmals mit dem Release 4.6C ausgeliefert. Dabei handelt es sich also um einen echten Dinosaurier in der elektronischen Kontoauszugsverarbeitung. Kein Wunder, dass diese in der Zwischenzeit häufig als zu komplex und zu unflexibel empfunden wurden.
Unter S/4HANA wurde die Funktion zur automatisierten Belegfindung und Interpretation komplett überarbeitet. Mit Hilfe der App „Verarbeitungsregeln verwalten – Für Kontoauszüge“ (ID F3555) können nun Regeln zur Beleginterpretation direkt und ohne zusätzliches Customizing über die App angelegt werden.
Die Verarbeitungsregeln lassen sich sowohl auf Eingangs- als auch auf Ausgangszahlungen anwenden. Der Aktionstyp legt fest, ob es sich um Buchungen im Haupt- oder Nebenbuch handelt. Außerdem bestimmt er, ob ein Konto direkt bebucht oder ausgeglichen werden soll.
In den Bedingungen stehen eine Reihe an Attributen zur Verfügung, mit deren Hilfe Informationen aus dem Überweisungsbeleg ausgewertet werden können. Sie bilden später die Basis für die Verbuchung. Diese wird durch die Verarbeitungsanweisung mit dem dahinterliegenden Interpretationsalgorithmus gesteuert.
Einen kleinen Wehmutstropfen gibt es jedoch: Die Interpretation ist in der Grundfunktion nicht automatisiert. D. h., alle Belegfindungen müssen manuell angestoßen werden. Oder anders ausgedrückt: Nach dem Import der Kontoauszüge verbleibt der Rest an Belegen in der Nachbearbeitung. Diese muss mit Verarbeitungsregeln nochmals manuell zur Belegfindung angestoßen werden.
Möchten Sie die Belege direkt bei der Verbuchung interpretieren, so ist dies nur mit dem lizenzpflichtigen Scope Item 4X8 möglich. Damit werden die Verarbeitungsregeln automatisiert und bereits beim Import bzw. bei der Verarbeitung des Kontoauszugs angewendet. Zudem werden Regelvorlagen aus historischen Buchungen ermittelt und vorgeschlagen.
Seit über 25 Jahren ist er als SAP-Berater für Cash Management und Zahlungsverkehr tätig. Er ist Betreiber des FSCM-Forums Wikipayments, SAP-Trainer und Autor verschiedener Bücher zu SAP und SEPA.
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